Délais d’exécution

Les requérants voient à planifier leurs acquisitions afin de s’assurer que l’approvisionneur puisse compter sur le maximum de temps nécessaire afin de réaliser un approvisionnement efficace et de solliciter les meilleurs prix disponibles sur le marché.

Les acquisitions de la Direction se  font par commandes et ententes contractuelles. Les achats fermes de biens et services font usuellement l’objet de commandes alors que les ententes contractuelles portent sur une certaine période et permettent souvent à l’usager de s’approvisionner directement auprès du fournisseur.

De façon à permettre au requérant de planifier ses besoins, voici en général les délais d’exécution de la Direction des approvisionnements.

Bon de commandes:

Quoique la très grande majorité des commandes soient réalisées en moins de cinq jours. Le délai d’exécution peut varier en fonction de la complexité et de l’importance financière de chaque transaction.

Catégories Nombre de jours
maximum
– Transactions dont la valeur totale est de moins de 1000 $ 5
– Micro-ordinateurs, imprimantes et accessoires normalisés sans égard à la valeur (produits Hewlett-Packard, Apple et Ciara-Hypertec)  7
– Transactions dont la valeur totale est de 1000$ à 10 000$ 10
– Transactions dont la valeur totale est de 10 000$ à 25 000$ et toutes les commandes de moins de 10 000 $ d’une complexité supérieure.  12 à 15
– Transactions dont la valeur totale est de 25 000$ à 100 000$.  12 à 20 *
– Transactions simples dont la valeur totale est de 100 000$ et plus.  Dossiers FCI avec informations complètes.  20 à 30 **
– Transactions dont la valeur totale est de 100 000$ et plus, nécessitant la discussion d’un devis technique complexe ou la formation d’un comité de sélection. Dossiers FCI avec informations incomplètes ou avec de nombreux items. ***

* Les transactions de plus de 25 000 $ doivent faire l’objet d’un appel d’offres sur invitation.
** Les transactions de 100 000 $ doivent faire l’objet d’un appel d’offres public.
*** Très variable, compte tenu de la complexité et de la valeur. Le délai précis est déterminé à chaque fois avec le requérant.

 


Ententes:

Généralement, la Direction des approvisionnements assure un suivi des ententes contractuelles existantes et avise le requérant suffisamment rapidement pour lui permettre de planifier le renouvellement de ses ententes contractuelles. La Direction des approvisionnements s’engage à renouveler à temps les ententes contractuelles pour lesquelles le requérant aura transmis sa demande de renouvellement avant la date fixée par la Direction des approvisionnements.

Quant aux nouvelles ententes contractuelles, voici en général les délais:

Catégories Nombre de jours maximum
– Ententes contractuelles d’une valeur inférieure à 1000$ 10
– Ententes contractuelles de 1000$ à 25 000$ 10 à 20
– Ententes contractuelles de 25 000$ à 100 000$ 12 à 20 *
– Ententes contractuelles simples dont la valeur totale est de 100 000$ et plus. 20 à 30 **
– Ententes contractuelles dont la valeur totale est de 100 000$ et plus, nécessitant la discussion d’un devis technique complexe ou la formation d’un comité de sélection. ***

* Les transactions de plus de 25 000 $ doivent faire l’objet d’un appel d’offres sur invitation.
** Les transactions de 100 000 $ doivent faire l’objet d’un appel d’offres public.
*** Très variable, compte tenu de la complexité et de la valeur. Le délai précis est déterminé à chaque fois avec le requérant.