Projets financés par la FCI

 

Approvisionnement dans le cadre des projets financés par la FCI

Tout projet FCI devant être déposé et contenant l’achat de biens et services doit être examiné par la Direction des approvisionnements.  Les chercheurs contactent la Direction des approvisionnements dès le début de l’idée d’un FCI même si le projet est vague.  Si une information complète existe, alors il faut nous la remettre.

Il faut laisser un temps raisonnable à la Direction des approvisionnements pour aller chercher les soumissions, négocier les prix et acheter.

La Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, c-65.1) et la politique d’acquisition de l’Université doivent être respectées.  Tout achat d’un montant supérieur à 25 000$  doit faire l’objet d’un appel d’offre, sauf pour les exceptions prévues dans la loi ses règlements. Lorsque le montant des achats excède 100 000$, l’appel d’offres doit être public.

La FCI a des règles sur les « contributions en nature ».  Les escomptes usuels des fournisseurs ne peuvent pas être déclarés comme “contribution en nature”.  Il n’est pas accepté d’inciter une entreprise à faire ce geste, puisque ce type de contribution est volontaire:

La Direction des approvisionnements voit à obtenir les informations sur les biens, services et prix.  Ce que la Direction des approvisionnements fait vis-à-vis des fournisseurs:

  1. les informer pour les inciter à offrir des escomptes “au-delà de la normale”
  2. les inviter à ventiler leurs prix pour répondre aux normes de la FCI et pour les inciter à offrir des items à forts escomptes
  3. avoir les coûts d’entretien et autres frais relatifs à l’achat et à l’utilisation.

La Direction des approvisionnements va chercher tous les éléments de prix, de façon écrite et séparée: prix à l’achat selon la structure FCI, entretien, garantie prolongée, frais de livraison et d’installation, frais de mise-à-jour / entretien / support pour les logiciels, pièces de remplacement, autres, etc.

Lorsque le chercheur sonde un fournisseur pour avoir des informations sur des items et prix, il doit obtenir par écrit l’information ci-haut avec le nom de la personne ressource dans l’entreprise.  Il est demandé aux personnes qui discutent directement avec les fournisseurs de tenir compte de l’Éthique en matière de relations avec les fournisseurs.

Le suivi des “contributions en nature” relève du chercheur.  La Direction des approvisionnements fournit l’information au fur et à mesure (prix de liste, prix éducationnel / UQAM, prix net FCI incluant l’escompte FCI).  Le contrat émis par la Direction des approvisionnements présentera cette information par item (s’il y a peu d’items) ou au total lorsqu’il y a beaucoup d’items.

Les Réquisitions d’achat doivent nous arriver avec les informations minimales suivantes :

  1. No. du projet FCI
  2. No. des items visés dans le projet selon la liste déposée à la FCI
  3. Est-ce un projet conjoint avec une autre université et laquelle ?
  4. Description des items…

Le document déposé à la FCI doit nous être remis au départ, à la demande finale et à l’acceptation.

Rappel sur les règles de la FCI sur l’approvisionnement

La FCI a des politiques au sujet des escomptes majeurs.  Les exigences suivantes viennent de la FCI et s’appliquent aux acquisitions de biens et services reliés aux projets financés par cet organisme:

 Les “Escomptes FCI” des fournisseurs doivent correspondre à des escomptes, biens et services fournis à prix privilégiés qui sont au-delà des pratiques commerciales normales offertes à notre institution.  Ces escomptes FCI sont sujets à une évaluation indépendante. Consulter le guide pour connaître les méthodes d’évaluation applicable.

Les établissements doivent éviter les conflits d’intérêts qui peuvent survenir.  “… La FCI s’attend à ce que la personne en situation de conflits d’intérêts ne participe en aucune façon aux transactions et au processus de décision au sujet du projet mis en cause”.

Structure de prix demandée aux fournisseurs

Prix de liste:   _______$/ch

Prix unitaire incluant l’escompte éducationnel / UQAM standard:     _______$/ch

Prix unitaire FCI incluant aussi “l’Escompte FCI”:    _______$/ch

Durée de la garantie:    _______années