La disposition des biens excédentaires

Déclarer un surplus

Si votre unité organisationnelle possède des biens en surplus, il est souhaitable que ceux-ci soient mis à la  disposition d’une autre unité organisationnelle ou vendus.

Dans certains cas les biens en surplus doivent être retournés au service central qui les a fournis.  C’est généralement le cas des micro-ordinateurs et autres équipements informatiques, des téléphones, de certains télécopieurs et appareils de communications informatiques fournis par le Service informatique.  C’est aussi le cas des équipements audiovisuels prêtés par le Service de l’audiovisuel, du mobilier fournis par le Service des immeubles et de l’équipement, des photocopieurs fournis par le Service de la reprographie; des oeuvres d’art fournies par la Galerie UQAM, etc.

Pour les autres biens, ils doivent être déclarés à la Direction des approvisionnements à l’aide du formulaire “Déclaration de surplus” disponible à ce service (tél. 3120).  Les revenus nets de la vente seront déposés au budget de votre unité organisationnelle.

Information sur les surplus disponibles

Les biens déclarés en surplus sont d’abord offerts aux unités organisationnelles de l’Université.  Si une unité organisationnelle est intéressée au surplus, la transaction pourra faire l’objet d’un transfert interbudgétaire.  Si le bien en surplus ne trouve pas preneur parmi les unités organisationnelles, celui-ci sera mis en vente à l’externe. Les dispositions de surplus par la Direction des approvisionnements se font toujours en concertation avec l’unité organisationnelle qui a déclaré le surplus.  Pour plus de précision quant aux règles relatives à la disposition des surplus, nous vous invitons à consulter la Politique de disposition des biens meubles (# 31).

Raison d’être de la gestion des biens excédentaires

La Direction des approvisionnements contribue à la gestion des biens excédentaires en procédant à leur disposition, par transfert à d’autres unités organisationnelles, par des ventes externes, par des dons à des organismes sans but lucratif ou en dernier recours par la mise aux rebuts.  Trois grands thèmes guident la gestion des surplus de l’UQAM: l’environnement, l’économie et l’exemplarité.

Environnement

La récupération, le recyclage, la réutilisation, la mise aux rebuts réfléchie et justifiée sont autant de façons de se soucier de l’environnement.  Dans toute opération de disposition, les arguments d’économie et de rentabilité font de plus en plus de place à une conscience environnementale.

Économie

Des économies sont assurées lorsqu’on maximise les investissements en prolongeant la durée utile de certains articles, évitant ainsi l’achat de biens équivalents à des prix plus élevés.  Une récupération d’une partie des coûts d’achat par la revente, la récupération des espaces d’entreposage de même que la diminution des frais de mise aux rebuts, représente des économies substantielles.
Une bonne gestion des biens excédentaires a également pour effet de diminuer les risques d’accident.  Pour le bénéfice des étudiants et malgré leurs moyens financiers limités, ceux-ci peuvent se procurer du mobilier, des appareils informatiques et des matières premières servant à leur créativité.

Exemplarité

En tant qu’importante institution publique d’enseignement, l’Université doit être un exemple de transparence sur sa gestion de ses ressources matérielles.  L’Université doit être également un modèle de conscience sociale en étant une institution responsable qui voit à partager ses ressources matérielles avec des organismes venant en aide aux moins nantis.  La gestion de surplus a comme conséquence à plus long terme d’inciter les usagers à faire bon usage des biens appartenant à l’Université en plus de les sensibiliser à une meilleure gestion des espaces utilisés à leur entreposage.
La réduction des mise aux rebuts a également comme conséquence de préserver l’image de l’Université.