Évaluation du rendement du fournisseur

 

 

 

C’est une bonne pratique que celle de communiquer avec ses fournisseurs pour exprimer nos attentes.  En cas de défaut, il faut écrire au fournisseur pour signifier les problèmes vécus et rappeler que le respect du contrat et la bonne prestation par le fournisseur sont demandés.  L’évaluation des fournisseurs est requise pour les contrats en technologie de l’information de 100 000$ et plus, facultative pour les autres types de contrats.  En cas de problèmes récurrents ou graves, il y a enclenchement du processus formel d’évaluation de rendement insatisfaisant.

L’UQAM peut, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres, se réserver la possibilité de refuser tout fournisseur qui, au cours des deux années précédant la date d’ouverture des soumissions, a fait l’objet de la part de l’UQAM d’une évaluation de rendement insatisfaisant, a omis de donner suite à une soumission ou à un contrat, ou a fait l’objet d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions.

Processus d’évaluation de rendement insatisfaisant (pour les contrats en biens, services et travaux de construction):

  1. L’UQAM doit consigner dans un rapport l’évaluation d’un fournisseur dont le rendement est considéré insatisfaisant.
  2. L’UQAM doit compléter son évaluation au plus tard 60 jours après la date de la fin du contrat et transmettre au fournisseur un exemplaire de l’évaluation.
  3. Le fournisseur peut, dans un délai de 30 jours suivant la réception du rapport constatant le rendement insatisfaisant, transmettre par écrit à l’UQAM tout commentaire sur ce rapport.
  4. Dans les 30 jours suivant l’expiration du délai prévu en « 3 » ou suivant la réception des commentaires du fournisseur, selon le cas, l’UQAM maintient ou non l’évaluation effectuée et en informe le fournisseur.  Si l’UQAM ne procède pas dans le délai prescrit, le rendement du fournisseur est considéré satisfaisant.

Processus d’évaluation de rendement (pour les contrats en biens et services du domaine des technologies de l’information):

  1. Lorsque le montant total pour un contrat en matière de technologies de l’information est égal ou supérieur à 100 000$, l’UQAM doit consigner dans un rapport l’évaluation du fournisseur.  Elle doit faire de même lorsque ce montant est inférieur à 100 000$ dans la mesure où le rendement est considéré insatisfaisant.
  2. L’UQAM doit compléter son évaluation au plus tard 60 jours après la date de la fin du contrat et transmettre au fournisseur un exemplaire du rapport d’évaluation.
  3. Le fournisseur peut, dans un délai de 30 jours suivant la réception du rapport d’évaluation, transmettre par écrit à l’UQAM tout commentaire sur ce rapport.
  4. Dans les 30 jours suivant la réception des commentaires du fournisseur, l’UQAM maintient ou non l’évaluation effectuée et en informe le fournisseur.  Si l’UQAM ne procède pas dans le délai prescrit, l’évaluation de rendement est considérée modifiée conformément aux commentaires reçus.  /  De même, lorsqu’à la suite d’une évaluation de rendement insatisfaisant, le fournisseur n’a formulé aucun commentaire dans le délai prévu à l’article « 3 », l’UQAM doit, dans les 30 jours suivant l’expiration de ce délai, maintenir ou non l’évaluation et en informer le fournisseur.  Si l’UQAM ne procède pas dans le délai prescrit, le rendement est considéré satisfaisant.  /  De plus, s’il s’agit d’un contrat concernant l’acquisition de biens ou de services infonuagiques, l’UQAM transmet au Centre de services partagés du Québec (CSPQ) l’évaluation du fournisseur ajustée, le cas échéant, conformément au présent article (applicable aux contrats de ce type via le CSPQ).

Formulaire pour l’évaluation du rendement du fournisseur

(à remplir puis à envoyer à la Direction des approvisionnements au V-6380)

Note: Le terme fournisseur désigne le fournisseur / le prestataire de services / l’entrepreneur, des règlements découlant de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, c. C-65.1).

Réf.: « Règlement sur certains contrats d’approvisionnement des organismes publics », articles 8 et 42 à 45.
Réf.: « Règlement sur certains contrats de services des organismes publics », articles 8 et 55 à 58.
Réf.: « Règlement sur les contrats de travaux de construction des organismes publics », articles 8 et 55 à 58.
Réf.: « Règlement sur les contrats des organismes publics en matière de technologies de l’information », art. 7 et 79 à 82.